3105, 2019
Edyta Rzewuska   |   0

TARGI – pozyskujemy x wystawców, marketing dotrze do x odwiedzających, bilety będą za x zł – czyli WOW – świetny biznes, a w dodatku prosty! Czy na pewno?
Co jest ważne przy organizowaniu tego typu wydarzeń, idźmy dalej – jakie błędy najczęściej popełniamy organizując targi?

Przejdźmy do konkretów – czyli powiedzmy sobie, na co zwracać uwagę, żeby faktycznie wywołać efekt WOW.

NAJPIERW CELE
Zanim usiądziesz i zadzwonisz do pierwszego potencjalnego wystawcy, NAPISZ sobie wyraźnie, jakie chcesz uzyskać cele? CEL = CO + KIEDY!
Źle sprecyzowane cele, a tym bardziej ich brak, niestety od samego początku wprowadza chaos
w organizację. Czas popycha nas nieubłaganie do daty eventu, a my na poszczególnych etapach przygotowań nie wiemy, czy podjęte przez nas działania są zgodne z założeniami, czy realizujemy cele, które postawiliśmy zanim ruszyła machina organizacyjna. Napiszmy sobie, czym ma być event, czy ma budować wizerunek naszej firmy, czy po prostu przynieść jej spory sukces finansowy. Warto już na samym początku rozpisać plan działania, dzięki któremu z łatwością będzie kontrolować pracę nad wydarzeniem.

GRUPA DOCELOWA EVENTU
Temat bardzo oczywisty, powiązany z celami i planem. Jest to niejako wypadkowa tych ostatnich. Grupa definiuje nam sposób działania, kanały komunikacji, a także siłą rzeczy wpływa na budżet wydarzenia. Zastanówmy się, do kogo i w jaki sposób chcemy komunikować, pomyślmy co te osoby lubią i w jaki sposób zainteresować ich i zarazić swoim pomysłem?

ORGANIZACJA TARGÓW
Najczęstszym zarzutem wystawców przed przygotowaniem targów i po nich – jest „brak organizacji”. Ten slogan z jednej strony mówi wszystko, z drugiej zaś nie wyjaśnia nic. Co zatem może się kryć pod tym zarzutem? Zazwyczaj jest to niezbyt szczęśliwa komunikacja, czyli np. Pani Stasia nie wiedziała, że swoje stoisko może zacząć budować od godz. 8:00, a Pan Kaziu nie wiedział, że przygotowano dla niego tylko dwa krzesła, a on chciał więcej 3. KOMUNIKACJA – słowo klucz. Bez bieżącego przekazywania aktualnych informacji może dojść do różnych niepotrzebnych i stresujących nieporozumień. Dlatego ciekawym rozwiązaniem jest mapa organizacyjna targów, na której znajdą się następujące informacje – co, kto i kiedy powinien się dowiedzieć. Zaplanujmy i wyznaczmy miejsce/czas/osobę, skąd potencjalni zainteresowani wydarzeniem (wystawcy, odwiedzający, media itp.) będą mogli pytać – i co ważne – będą mogli otrzymać odpowiedź.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW
Brzmi trochę jak załącznik do umowy o pracę, jednak to bardzo ważna rzecz! Podział obowiązków za konkretne rzeczy między konkretnymi osobami to niezbędny i konieczny rytuał każdego, nawet najmniejszego eventu. Jest tysiąc rzeczy do zrobienia, mnóstwo telefonów i drobnych spraw do załatwienia. Dlatego też „tort”, pod tytułem targi trzeba dzielić na konkretne osoby. I uwaga – uważamy na osoby – „zrobię wszystko, bo ja umiem najlepiej” najczęściej popełniają błędy, bo najzwyczajniej w świecie biorą na siebie zbyt dużo obowiązków.

PROMOCJA WYDARZENIA
Hasło, a raczej podejście „ Ok, to się jeszcze wypromuje…ale potem” – nie działa! Niestety potem się nie wypromuje. Pisząc plan i cele – zaplanujmy też promocję wydarzenia – i tu ważne – przy takich formatach wydarzeń, jakim są targi mamy promocję do dwóch rożnych grup docelowych. Pierwsza kampania powinna iść do określonej grupy WYSTAWCY, a druga do ODWIEDZAJĄCYCH. Dwie nieco inne drogi promocji i tym samym dwa inne kanały komunikacji są gwarantem tego, że o wydarzeniu dowiedzą się o wydarzeniu.

DZIAŁAJ!
Organizacja targów to wbrew pozorom bardzo czasochłonna praca. Dlatego, jeśli już ustalimy cele, miejsce i datę wydarzenia, a także osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań musimy zakasać rękawy i zabrać się do pracy. Tylko wspólne działania zapewni sukces rynkowy wydarzeniu.

Komentarze

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA
I ŚLEDŹ NASZE PROMOCJE!

Chcę otrzymywać newsletter na podany adres poczty elektronicznej.

Więcej informacji

Zapisz się do newslettera!