Pasja, pasja, trzeba mieć pasję! Zdanie powtarzane przez wielu jak mantra. Co to za życie bez pasji, bez zaangażowania się w projekt, który pochłonie nas bez reszty. To ludzie z pasją zmieniają świat! Wybitne postaci historyczne, milionerzy i biznesmeni to osoby, które bez reszty oddały się pasji i to ją przekuły w sukces, przekonując do swojego pomysłu wiele osób. Podobnie wygląda to w branży eventowej – do każdej imprezy czy ciekawego wydarzenia trzeba przekonać ludzi.
Jak zbudować format wydarzenia, by spodobał się tysiącom? Czy naprawdę do tego potrzebna jest pasja? Czy dzięki pasji można sprzedać wydarzenie i odnieść przy tym ogromny sukces?
Załóżmy, że grupa znajomych ma pomysł na grubą imprezę! Ba, to więcej niż pomysł – to prawdziwa wizja. Od dziecka interesują się motoryzacją. Za pierwsze pieniądze kupili auta, a w ramach hobby zaczęli przy nich majsterkować i je modyfikować. W ten sposób powstały ciekawe stuningowane projekty. To nie wystarczało. Chcieli czegoś więcej. Marzyli o przestrzeni, gdzie mogliby się spotykać i chwalić swoimi motoryzacyjnymi perełkami, w które włożyli swój wolny czas, a przede wszystkim serce. Stworzyli więc projekt DaFreakz. Ale co dalej? Jak zrobić z niego interesujący event? Dziś spróbujemy odpowiedzieć na to pytanie.
Dobry pomysł to podstawa
By na zorganizowane przez chłopaków spotkanie przyszła choć jedna osoba, musi się o nim wcześniej dowiedzieć – to najprostsza zasada. W dzisiejszych czasach, zanim ktokolwiek wyjdzie z domu, najpierw rozmawia na temat wydarzenia, szuka informacji, pyta znajomych, czy słyszeli o wydarzeniu i czy wybierają się na niego. Pomysł na imprezę, a mówiąc szerzej produkt, który pokochają ludzie, nie jest tożsamy z sukcesem rynkowym. Liczy się opowieść o produkcie, która jest na tyle przekonująca, że przebija się przez szum i skłania ludzi do przyjścia i kupna biletów.
Po pierwsze content
Zanim zorganizujesz wydarzenie, musisz o nim opowiedzieć. Chłopaki z DaFreakz muszą mieć ciekawą historię, którą będą mogli dzielić się z innymi , która na tyle zainteresuje te osoby, że będą chciały więcej, czyli będą chciały przyjść na imprezę. Odpowiednie i wysokiej jakości zdjęcia, wideo na Instagram i YouTube, teksty na Facebooka i do prasy – to rzeczy, które zainteresują potencjalnych uczestników. Warto zwrócić uwagę, że nie mówimy tutaj o reklamach, ale o opowieściach, które przyciągną ludzi. Dlatego też tworzenie wydarzenia należy zacząć od odpowiednio skonstruowanych i sprofilowanych treści.
Organizacja – podstawowy składnik udanego eventu
Ważny jest plan – bez dobrej organizacji nie ma udanego wydarzenia! W tym miejscu trzeba określić charakter imprezy, jak i zainteresowania uczestników. Dlatego ekipa DaFreakz, zanim usiadła do planowania scenariusza eventu musiała przeanalizować potrzeby fanów motoryzacji, jak i potrzeby mieszkańców Rzeszowa i Podkarpacia. Te działania to podstawa, bo bez nich nawet najbardziej zapaleni miłośnicy tuningu mogliby szybko ewakuować się z imprezy. Taki plan trzeba przygotować znacznie wcześniej – w przypadku dużych, masowych imprez, na które przychodzi kilka tysięcy osób, okres planowania powinien wynosić kilka miesięcy. To właśnie długi czas przygotowań jest najlepszą gwarancją tego, że impreza będzie nie tylko dobrze zorganizowana, lecz także pomysłowa i oryginalna, jak to ma miejsce w przypadku G2A Arena DaFreakz Meet’19.
Data i miejsce też przyciąga ludzi!
Jeśli mamy content i plan imprezy ze wszystkim atrakcjami dla uczestników, zostaje tylko wybranie daty i miejsca eventu. W przypadku chłopaków z DaFreakz padło na naszą G2A Arena, czyli największy na Podkarpaciu obiekt wystawienniczy. To właśnie architektura, lokalizacja, nagłośnienie zadecydowały o tym, że to konkretna impreza tuningowo-muzyczna odbywa się właśnie tutaj. Niewątpliwie to walor wydarzenia, bo zmodyfikowane auta pięknie prezentują się w futurystycznej bryle centrum. Natomiast w kwestii wyznaczenia daty eventu, należy pamiętać o dwóch sprawach. Po pierwsze trzeba ją wyznaczyć z odpowiednim wyprzedzeniem, a po drugie trzeba uwzględnić inne wydarzenia, a także urlopy i święta. W przypadku wydarzeń komercyjnych takich jak G2A Arena DaFreakz Meet’19, czy Targi Home Design i Baby Day miarą jej sukcesu będą tłumy osób, które przybędą na imprezę. Dlatego tak ważne jest sprawdzenie, czy w tym samym czasie w okolicy nie jest organizowana inne, konkurencyjne wydarzenie. Im dokładniej zorientujemy się, jak wygląda kalendarz imprez organizowanych w danym miejscu i czasie, tym większe będą szanse, że wybierzemy najlepszą datę.
Zaplanuj budżet i promocję imprezy
Niezależnie od tego, czy jest to kameralne przyjęcie, czy wielkie targi motoryzacyjne bez budżetu nie da się zorganizować wydarzenia. Jest to punkt wyjścia do organizacji każdej imprezy. Znając widełki finansowe, będziemy wiedzieć, jakie atrakcje będziemy mogli zorganizować dla uczestników. To budżet „dźwiga” ciężar tego, czym można się pochwalić, promować i tym samym zachęcić ludzi do udziału w wydarzeniu. Skoro mówimy o promocji, to należy pamiętać o szerokiej informacji o evencie. Truizm ten tak naprawdę jest gwarantem sukcesu. Nie ma sensu brać się za przygotowywanie imprezy, jeśli nikt nie miałby o niej usłyszeć. Dlatego też po ustaleniu elementów składających się na całość wydarzenia, o których mowa wyżej, należy zastanowić się, jak dotrzeć z informacją o nim do jak największej liczby odbiorców.
Na koniec… zajmij się swoją pasją
Wiem, brzmi co najmniej dziwnie. Wydarzenie zbliża się wielkimi krokami, ale jeśli mamy dobrze zbudowany content, znamy datę, miejsce i mamy określony budżet ciągłe zmienianie treści
i reorganizacja wydarzenia jest bez sensu. Bo co w sytuacji, w której pomysł jest świetny, został ciepło przyjęty przez potencjalnych uczestników, podoba się publiczności, a nie potrafi się sprzedać? Dobry produkt, wbrew temu, co sądzą idealiści, nie obroni się sam. Pomysł na imprezę nie przyciągnie ludzi do przyjścia na nią. Sukces rynkowy to opowieść o produkcie, która przekonuje, bo jest efektem pasji, która potrafi zmienić świat.
